Wohnungsübergabe beim Einzug: Protokoll & worauf du achten musst

Die Wohnungsübergabe ist einer der wichtigsten Momente beim Einzug – und gleichzeitig einer der am meisten unterschätzten. Denn was du bei der Übergabe übersehen oder nicht dokumentiert hast, kann dich beim Auszug teuer zu stehen kommen.

Kratzer im Parkett, ein Wasserfleck an der Decke, eine klemmende Balkontür – all das kann bei der Rückgabe plötzlich dir angelastet werden, wenn es nicht im Übergabeprotokoll steht. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du die Wohnungsübergabe richtig durchführst und dich vor unfairen Forderungen schützt.

Warum das Übergabeprotokoll so wichtig ist

Das Übergabeprotokoll dokumentiert den Zustand der Wohnung zum Zeitpunkt der Übergabe. Es ist dein Beweis dafür, dass bestimmte Mängel bereits bei deinem Einzug vorhanden waren.

Ohne Protokoll gilt: Im Streitfall wird vermutet, dass du die Wohnung in einwandfreiem Zustand übernommen hast. Dann musst du beweisen, dass ein Schaden schon vorher da war. Das ist praktisch unmöglich, wenn du keine Dokumentation hast.

Ein sauberes Übergabeprotokoll schützt außerdem deine Kaution. Mehr zu deinen Rechten rund um die Kaution findest du unter Kaution: Rechte und Rückzahlung.

Wer nimmt an der Übergabe teil?

An der Wohnungsübergabe sollten mindestens teilnehmen:

• Du (als neuer Mieter)
• Der Vermieter oder dessen Vertreter (z. B. Hausverwaltung)

Empfehlung: Bring eine Begleitperson mit. Im Streitfall hast du einen Zeugen. Das kann ein Freund, Partner oder Familienmitglied sein.

Falls der Vormieter bei der Übergabe dabei ist, umso besser. So können alle drei Parteien den Zustand gemeinsam bestätigen.

Vor der Übergabe: Vorbereitung

Geh nicht unvorbereitet zur Übergabe. Diese Dinge solltest du dabei haben:

Ausrüstung

• Klemmbrett und Stift – Für Notizen
• Smartphone – Zum Fotografieren und Filmen
• Taschenlampe – Für dunkle Ecken, Keller und Dachboden
• Zollstock oder Lasermessgerät – Um Räume nachzumessen
• Übergabeprotokoll-Vorlage – Ausgedruckt und vorbereitet

Informationen

• Mietvertrag – Prüfe vorab, was zu Schönheitsreparaturen und zum Zustand vereinbart ist.
• Exposé oder Inserat – Falls bestimmte Ausstattungsmerkmale zugesichert wurden.

Was gehört ins Übergabeprotokoll?

Ein vollständiges Übergabeprotokoll enthält:

Allgemeine Angaben

• Adresse der Wohnung
• Datum und Uhrzeit der Übergabe
• Namen aller anwesenden Personen
• Zählerstände (Strom, Gas, Wasser, Heizung)
• Anzahl der übergebenen Schlüssel (Wohnung, Keller, Briefkasten, Haustür, Garage)

Zustand der Räume – Raum für Raum

Geh jeden Raum systematisch durch und dokumentiere:

Böden:

• Art des Bodenbelags (Parkett, Laminat, Fliesen, Teppich)
• Kratzer, Dellen, Flecken, lose Stellen

Wände und Decken:

• Zustand der Tapete oder des Anstrichs
• Bohrlöcher, Risse, Verfärbungen, Feuchtigkeitsflecken

Fenster und Türen:

• Funktionieren alle Griffe und Schlösser?
• Sind Scheiben intakt?
• Schließen Fenster und Türen richtig?
• Zustand der Dichtungen und Rollläden

Sanitär:

• Funktionieren Wasserhähne und Spülungen?
• Zustand von Waschbecken, Badewanne, Dusche, Toilette
• Fliesenfugen: Schimmel oder Verfärbungen?

Elektro:

• Funktionieren alle Lichtschalter und Steckdosen?
• Zustand der Klingel und Gegensprechanlage

Heizung:

• Funktionieren alle Heizkörper?
• Zustand der Thermostatventile

Raum-für-Raum-Checkliste

Nimm dir für jeden Raum mindestens 5 Minuten Zeit. Hier eine Checkliste:

Flur / Eingangsbereich

• Wohnungstür: Schloss, Griff, Oberfläche
• Boden: Zustand dokumentieren
• Wände: Bohrlöcher, Abnutzung
• Klingel und Briefkastenanlage

Wohnzimmer

• Fenster: Funktion, Dichtung, Zustand
• Boden: Kratzer, Flecken
• Wände und Decke: Risse, Flecken
• Steckdosen und Schalter testen
• Heizkörper prüfen

Küche

• Einbauküche: Zustand aller Geräte und Schränke
• Wasserhahn: Druck, Dichtigkeit
• Abfluss: Durchlauf testen
• Fliesen und Fugen
• Steckdosen (besonders hinter Geräten)

Badezimmer

• Waschbecken, Dusche, Badewanne: Zustand und Funktion
• Toilette: Spülung und Dichtigkeit
• Fliesen, Fugen, Silikonfugen
• Lüftung oder Fenster
• Spiegel und Ablagen

Schlafzimmer

• Fenster und Rollläden
• Boden und Wände
• Steckdosen
• Heizkörper

Keller / Abstellraum

• Zustand der Tür und des Schlosses
• Feuchtigkeitsschäden
• Elektrik (Licht, Steckdose)

Balkon / Terrasse

• Bodenbelag
• Geländer
• Abfluss / Wasserablauf

Fotos und Videos: Dein wichtigstes Beweismittel

Fotografiere alles. Und damit meine ich wirklich alles – nicht nur die offensichtlichen Mängel. Fotos sind im Streitfall oft wichtiger als das schriftliche Protokoll.

Tipps für gute Beweisfotos:

• Übersichtsfotos von jedem Raum (alle vier Wände)
• Detailfotos von jedem Mangel (Nahaufnahme mit erkennbarem Kontext)
• Zählerstände fotografieren
• Datum und Uhrzeit in den Kameraeinstellungen aktivieren
• Video beim Durchgehen der Wohnung – zeigt Zusammenhänge besser als Einzelfotos

Speichere die Fotos mindestens bis zum Ende des Mietverhältnisses. Am besten in einem Cloud-Ordner mit Datum.

Häufige Mängel, die Mieter übersehen

Diese Punkte werden bei der Übergabe oft vergessen:

• Schimmel hinter Möbeln des Vormieters – Prüfe die Wände in Ecken und hinter Schränken.
• Defekte Steckdosen – Bring ein Ladegerät mit und teste stichprobenartig.
• Klemmendes Fenster – Öffne und schließe jedes Fenster einmal komplett.
• Wasserdruck – Dreh in Küche und Bad alle Hähne voll auf.
• Abfluss verstopft – Lass Wasser laufen und beobachte den Ablauf.
• Heizung funktioniert nicht – Auch im Sommer kurz aufdrehen und prüfen.
• Keller feucht – Riech mal rein. Feuchte Keller erkennt man oft am Geruch.

Was tun bei Mängeln?

Wenn du Mängel feststellst, hast du mehrere Optionen:

1. Ins Protokoll aufnehmen – Jeder Mangel wird schriftlich dokumentiert und von beiden Seiten unterschrieben.
2. Frist zur Beseitigung setzen – Sagst du dem Vermieter schriftlich, dass du die Beseitigung erwartest (z. B. Schimmelentfernung, defekter Wasserhahn).
3. Mietminderung – Bei schwerwiegenden Mängeln kannst du die Miete mindern. Das solltest du aber vorher mit einem Mieterschutzverein oder Anwalt besprechen.

Wichtig: Unterschreibe das Übergabeprotokoll erst, wenn alle Mängel eingetragen sind. Lass dich nicht drängen.

Schlüsselübergabe

Dokumentiere exakt, welche und wie viele Schlüssel du erhältst:

• Wohnungsschlüssel (Anzahl)
• Hauseingangsschlüssel
• Briefkastenschlüssel
• Kellerschlüssel
• Garagenschlüssel / Tiefgaragen-Transponder
• Dachbodenschlüssel

Prüfe, ob die Anzahl mit dem Mietvertrag übereinstimmt. Fehlende Schlüssel sofort reklamieren.

Übergabeprotokoll unterschreiben

Am Ende der Begehung unterschreiben beide Parteien das Protokoll. Achte darauf:

• Beide Seiten erhalten ein Exemplar – Original und Kopie oder zwei Originale.
• Nichts nachträglich ändern – Änderungen nur mit Zustimmung beider Seiten.
• Anlagen vermerken – Fotoliste als Anlage zum Protokoll aufnehmen.

Wenn dein Vermieter kein Protokoll vorbereitet hat, bestehe darauf. Du hast kein Recht auf ein Protokoll, aber jeder vernünftige Vermieter macht eines – es schützt auch ihn.

Was steht im Mietvertrag?

Schau dir vor der Übergabe deinen Mietvertrag genau an. Dort findest du Hinweise zu:

• Zustand der Wohnung bei Übergabe
• Vereinbarte Ausstattung (Einbauküche, Markise, etc.)
• Klauseln zu Schönheitsreparaturen – die spielen beim Auszug eine Rolle, aber auch bei der Einzugsübergabe, wenn du den Zustand dokumentierst.

Fazit: 30 Minuten, die dir Tausende Euro sparen können

Eine gründliche Wohnungsübergabe dauert 20–30 Minuten. In dieser halben Stunde legst du die Grundlage dafür, dass du beim Auszug deine komplette Kaution zurückbekommst. Nimm dir die Zeit, dokumentiere jeden Mangel und unterschreibe das Protokoll erst, wenn alles stimmt.